B2B e-shop & τιμοκατάλογοι: B2B e-shop: κάθε πελάτης βλέπει τις τιμές του, το ERP κρατά την αλήθεια.

Ο επαγγελματίας αγοραστής δεν ψάχνει όπως ο ιδιώτης. Ξέρει τι θέλει, συχνά με κωδικό, αγοράζει σε κιβώτια, έχει συμφωνημένες τιμές και πληρώνει με όρους. Σήμερα τα περισσότερα από αυτά περνούν από τηλέφωνο, email και ένα αρχείο Excel που στέλνει κάποιος στο τέλος της μέρας.

Ένα B2B e-shop μεταφέρει αυτή τη δουλειά σε έναν λογαριασμό που ο πελάτης ανοίγει όποια ώρα θέλει. Δεν χρειάζεται να είναι χωριστό κατάστημα: μπορεί να στηθεί πάνω στα ίδια προϊόντα και στο ίδιο απόθεμα με το e-shop λιανικής, με άλλη όψη για όσους συνδέονται ως επαγγελματίες.

Υπάρχουν τρεις μορφές, και η επιλογή εξαρτάται από το πόσο σταθερές είναι οι τιμές σας. Αν κάθε παραγγελία θέλει διαπραγμάτευση, ξεκινάτε από κατάλογο με αίτημα προσφοράς. Αν οι τιμές είναι συμφωνημένες, ο πελάτης παραγγέλνει απευθείας. Οι περισσότεροι παραγωγοί και χονδρέμποροι χρειάζονται και τα δύο.

Το δύσκολο μέρος ενός B2B e-shop δεν είναι η σελίδα του προϊόντος· είναι οι τιμές. Ένας χονδρέμπορος έχει συνήθως έναν βασικό τιμοκατάλογο, εκπτώσεις ανά κατηγορία πελάτη, ειδικές τιμές σε συγκεκριμένους κωδικούς για συγκεκριμένους πελάτες, κλίμακες ανά ποσότητα και προσφορές με ημερομηνία λήξης. Όλα αυτά πρέπει να δίνουν μία τιμή, την ίδια στο e-shop, στην προσφορά και στο τιμολόγιο.

Γι' αυτό ορίζουμε πρώτα τη σειρά προτεραιότητας: ποια τιμή κερδίζει όταν ισχύουν δύο. Συνήθως η ειδική τιμή του πελάτη υπερισχύει της κατηγορίας, και η κατηγορία του γενικού τιμοκαταλόγου. Η σειρά γράφεται μία φορά και ελέγχεται σε πραγματικούς πελάτες πριν ανοίξει το κατάστημα.

Όχι κάθε πλατφόρμα κάνει τα ίδια. Στο Shopify, για παράδειγμα, οι ελάχιστες ποσότητες, οι κλίμακες τιμών και οι όροι πληρωμής υπάρχουν σε όλα τα πλάνα, αλλά τιμοκατάλογος απευθείας ανά πελάτη μόνο στο Shopify Plus. Το ελέγχουμε στην αρχή, γιατί αλλάζει το κόστος και την αρχιτεκτονική.

Ένα B2B e-shop που κρατά δικές του τιμές και δικό του απόθεμα θα διαφωνήσει με το ERP μέσα σε λίγες εβδομάδες. Γι' αυτό ορίζουμε για κάθε στοιχείο ποιο σύστημα είναι η πηγή, προς τα πού κινείται και κάθε πότε. Ο κανόνας είναι απλός: ό,τι αφορά χρήματα και ποσότητες ζει στο ERP· ό,τι αφορά την παρουσίαση ζει στο e-shop.

Η σύνδεση γίνεται μέσα από τις διεπαφές (API) του ERP. Πριν από την πρόταση ελέγχουμε τι επιτρέπει το δικό σας: αν δίνει τιμή ανά πελάτη σε πραγματικό χρόνο, αν δέχεται παραγγελίες απευθείας, αν δείχνει υπόλοιπο και πιστωτικό όριο. Από αυτό εξαρτάται τι θα γίνεται αυτόματα και τι όχι.

Στο B2B ο ΦΠΑ δεν είναι ένα ποσοστό για όλους. Ένας πελάτης στην Ελλάδα πληρώνει ελληνικό ΦΠΑ. Μια επιχείρηση άλλου κράτους της ΕΕ που αγοράζει αγαθά τα οποία αποστέλλονται εκεί, με έγκυρο αριθμό ΦΠΑ, δεν χρεώνεται ΦΠΑ: τον αποδίδει η ίδια στη χώρα της, με αντίστροφη επιβάρυνση. Αν ο αριθμός δεν είναι έγκυρος, χρεώνετε ελληνικό ΦΠΑ.

Γι' αυτό ο αριθμός ΦΠΑ ελέγχεται στο VIES, το σύστημα της Ευρωπαϊκής Επιτροπής που ρωτά τις εθνικές βάσεις, όταν εγκρίνεται ο λογαριασμός και ξανά πριν από κάθε τιμολόγιο. Η απαλλαγή χάνεται αν η πώληση δεν δηλωθεί στον ανακεφαλαιωτικό πίνακα ενδοκοινοτικών συναλλαγών. Το τιμολόγιο γράφει τον αριθμό ΦΠΑ του πελάτη και τη διάταξη της απαλλαγής.

Και για τους πελάτες στην Ελλάδα, το τιμολόγιο αλλάζει τρόπο έκδοσης: από 2 Νοεμβρίου 2026 κάθε τιμολόγιο B2B εκδίδεται μόνο ηλεκτρονικά, μέσω πιστοποιημένου παρόχου ή του timologio. Το B2B e-shop δεν εκδίδει το ίδιο το τιμολόγιο· στέλνει την παραγγελία στο ERP, κι εκείνο στον πάροχο. Όλη τη διαδρομή την εξηγεί ο οδηγός μας για την ηλεκτρονική τιμολόγηση.

Στο B2B οι περισσότεροι πελάτες δεν πληρώνουν με κάρτα. Πληρώνουν σε 30 ή 60 ημέρες, μέσα σε ένα πιστωτικό όριο. Η Οδηγία 2011/7/ΕΕ ορίζει ότι ανάμεσα σε επιχειρήσεις η συμφωνημένη προθεσμία δεν ξεπερνά τις 60 ημέρες, εκτός αν συμφωνηθεί ρητά μεγαλύτερη και δεν είναι καταχρηστική. Χωρίς συμφωνία, τόκοι υπερημερίας τρέχουν μετά από 30 ημέρες, μαζί με αποζημίωση τουλάχιστον 40 € για έξοδα είσπραξης.

Το e-shop δείχνει στον πελάτη τους δικούς του όρους, το διαθέσιμο υπόλοιπο και τα ανεξόφλητα. Μια παραγγελία που ξεπερνά το όριο δεν απορρίπτεται σιωπηλά: σταματά για έγκριση από άνθρωπο του εμπορικού τμήματος, και ο πελάτης βλέπει ότι περιμένει.

Ένας λογαριασμός επιχείρησης έχει συχνά πολλούς χρήστες: αυτόν που παραγγέλνει, αυτόν που εγκρίνει, το λογιστήριο. Ο Κανονισμός 2016/679 (GDPR) δεν καλύπτει τα στοιχεία της ίδιας της εταιρείας, καλύπτει όμως τα ονόματα, τα email και τα τηλέφωνα αυτών των ανθρώπων.